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Mars - Mai 2015 : Documents END : et si deux signatures suffisaient ?

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Écrit par Laurence
Jeudi, 19 Février 2015 12:14

L’attention de l’un de nous deux a été attirée par un échange de propos sur LinkedIn émanant de Filitsa Tileli, Ingénieure END chez Strata, en tant que principal contributeur.

En voici le contenu :

« Bonjour,

Ce sujet de discussion a été inspiré par un commentaire que James Stoney avait fait dans une autre discussion sur ce qui nous fait perdre du temps.

Vous le savez tous, quel que soit secteur de l'industrie dans lequel vous travaillez, vous êtes attaché au fait que la documentation doit être signée et recevoir les tampons appropriés afin d'être publiée ou considérée comme valide. Pour les essais non destructifs (END), cela concerne : les rapports, les instructions écrites, les procédures, les bons de commande, les fiches de formation, les documents d'examen, les rapports de laboratoire, pour n’en nommer que quelques-uns ; tous doivent être signés. Et dans la plupart des cas, avoir le bon coup de tampon.

J’ai travaillé dans des entreprises où les instructions de travail d’END devaient être approuvées par les ingénieurs de fabrication et/ou les ingénieurs qualité. Dans certains cas, même par les gestionnaires de programme. Je me suis trouvée dans des situations où j’avais besoin de quatre signatures en plus de celle de l'auteur du document et du responsable Niveau 3. Les autres signatures devaient provenir de personnes qui connaissaient autant les END que moi la fabrication des parfums. Et, bien que je puisse être en mesure d'apprécier une bonne odeur, je ne connais toujours absolument rien de ce processus et je ne pourrais pas signer quelque document que ce soit relatif à leur fabrication.

Donc, je me suis trouvée dans des cas où je devais courir pour avoir les signatures de gens qui ne connaissaient rien des END et qui, en ayant assez de signer n’importe quoi qu'ils ne comprenaient pas, demandaient du temps pour examiner la procédure. Puis ils se trouvaient face à des choses qu'ils ne comprenaient pas, et voulaient des explications. Je devais leur faire un cours intensif et accéléré en END, juste pour obtenir cette signature, et passer au suivant.

Dans quelle mesure est-il raisonnable d'avoir besoin des signatures d'approbation de personnes qui ne connaissent rien des END ? Après tout, les END sont des procédés spéciaux et il existe des personnes qualifiées pour examiner la question. Je penserais que, tout au plus, vous n’avez besoin que d'une signature supplémentaire, en plus de celle du responsable Niveau 3, signature d’un responsable qui ne servirait qu’à vérifier que cette personne a été informée qu'un nouveau document END est sorti.

En outre, il y a un bien plus grand problème : qui est responsable de fournir une autorisation pour tel ou tel domaine, ou pour quel sujet ? On peut me demander d'examiner une instruction de travail de fabrication ou la procédure afin de vérifier que l'inspection END est au bon endroit, mais dois-je signer officiellement une instruction de travail de fabrication ?

Quels documents doivent être revus et par qui ? Les signatures supplémentaires ajoutent-elles plus de poids au document ou servent-elles à apaiser notre propre sentiment d'insécurité ? Cela veut dire que nous continuons d’ajouter des signatures et des commentaires à un document, en espérant que nous créons un dispositif de sécurité intégrée et que, en cas de problème, on peut en trouver le responsable.

Créons-nous effectivement plus de travail et, finalement, plus de confusion en cas de défaillance ? Parce que si une défaillance se produit, à quoi cela sert-il de savoir, après enquête, que la moitié des personnes qui ont signé un document pourraient avoir tout aussi bien signé un bon de commande pour du papier toilette, pour ce à quoi ça aura servi ?

Je suis d'accord que nous avons besoin de passages en revue et de points de contrôle pour nous assurer que nous n’avons pas oublié un problème dans un système. Mais quelles modifications imposent des signatures, et des signatures de quelles personnes ? Est-ce que ça vaut vraiment le coup de continuer ainsi ?

Je crois que cela est lié aux tracasseries administratives qui perturbent l’industrie aérospatiale de cette façon. Mais je pense que, là, c’est un problème qu’il faut aborder dans une autre discussion, car il est aussi lié à la disponibilité de l’information en fonction des tâches à accomplir. Ne craignez rien, vous tous, les membres des forces armées, qui êtes en train de devenir nerveux (est-ce un réflexe pavlovien ? Si on prononce devant des militaires le mot «sécurité», ils deviennent nerveux !!), du calme : je vous promets que je vais ouvrir une autre discussion pour ce sujet. »

 

Voici nos commentaires :

Qui signe les spécifications ?

Pour avoir une idée plus précise, nous nous sommes livrés à une petite enquête en examinant des spécifications européennes et américaines, en nombre certes limité, des secteurs aéronautique et nucléaire. Il en ressort que certaines spécifications comportent :

  • Une seule signature : soit celle de celui qui, seul, a l’autorité de signer une spécification qui aura été validée par tous, soit celle du rédacteur qui est en même temps l’approbateur ;
  • Deux signatures : celles du rédacteur et celle du vérificateur ou de l’approbateur ;
  • Quatre signatures : celle du rédacteur ; celle du vérificateur, celle de l’approbateur et en plus…Un visa supplémentaire !

 

Que faut-il en penser ?

  • Une seule signature. Lorsque le rédacteur est en même temps l’approbateur, nous pouvons penser que personne d’autre n’a vérifié la spécification ; comme « personne n’est parfait », il peut y avoir des erreurs ; c’est bien ce que nous avons constaté au moins une fois ;
  • Deux signatures : celles du rédacteur et celle du vérificateur ou de l’approbateur. Cela nous semble suffisant ;
  • Quatre signatures : pourquoi autant ? Cela nous ensemble excessif. Pourquoi donc un vérificateur et un approbateur ? Que faut-il penser du « visa supplémentaire » dont la fonction n’est pas précisée ?
  • Alors qu’une unique signature, c’est-à-dire rédacteur/approbateur, ce n’est pas suffisant, deux semblent convenir parfaitement pour des documents de faible niveau technique et des instructions de travail. Trois signatures peuvent être utiles pour des documents de plus haut niveau, la troisième étant une confirmation qu’un supérieur ou un directeur a été averti qu’une nouvelle procédure est sortie. Par exemple, une instruction de travail pour le contrôle de pièces particulières en fabrication peut comporter la signature de l’auteur (habituellement, un inspecteur de Niveau 2 END ou un ingénieur END), avec l’approbation d’un Niveau 3, qui valide le document et entraîne son apparition dans le système. Un document de niveau plus élevé, une procédure qui concerne une certaine méthode d’END nécessiterait la signature de l’auteur, du Niveau 3  responsable et du responsable qui dirige la section. Le document pourrait être vérifié par autant de personnes qu’on veut, afin d’obtenir leur avis (une bonne habitude est de donner le document à quelqu’un non impliqué dans les END, simplement pour s’assurer que le texte est compréhensible. Si cette personne comprend l’idée générale, vous avez la preuve que le document est cohérent !), mais toutes ces personnes n’ont nul besoin de signer le document. Lire et autoriser devraient être deux choses distinctes.

 

La signature des documents

Concernant la signature des documents, quatre concepts sont à considérer :

  • Le supérieur hiérarchique, « jaloux de son autorité », qui veut « tout voir, tout signer » ;
  • Le supérieur hiérarchique qui ne sait pas déléguer, c’est-à-dire qui ne fait pas confiance à ses subordonnés. Cette crainte peut être fondée si le subordonné n’est pas « fiable ». Mais, n’est-ce pas la faute de celui qui a recruté ou nommé un incompétent pour occuper un tel poste ? Souvent, cette situation se rencontre dans les très petites et petites entreprises qui, à l’origine, ont un Directeur qui fait tout et qui exerce donc plusieurs fonctions de responsabilité. Au fur et à mesure que la société a grandi, il a créé des postes de responsables, mais il n’arrive pas à se défaire de l’idée de « tout voir, tout signer ». Si le patron ne change pas de façon de gérer, il va se disperser et n’aura plus le temps de se consacrer à sa véritable fonction : celle de patron qui doit assurer le développement et la pérennité de son entreprise. Cependant, nous ne devons pas sous-estimer la responsabilité civile et pénale du Directeur qui, lui, peut faire de la prison par manquement à ses obligations ;
  • Le supérieur hiérarchique qui sait déléguer et qui a confiance dans son équipe, ce qui est certainement et heureusement le cas le plus fréquent.
  • Les personnes impliquées dans le contrôle-qualité des documents, qui demandent plus de signatures pour les procédures de contrôle de documents de haut niveau. D’habitude, ces procédures de haut niveau sont mises en place par des personnes qui veulent le plus possible de sécurités. À ce stade, on confond relecture et approbation/autorisation du document. Cependant, une autorisation ne doit venir que d’un nombre restreint de personnes. A titre d’exemple, une instruction de travail d’END peut être transmise à tous les opérateurs intéressés sous forme de projet, et les commentaires transmis à l’auteur pour des corrections nécessaires. Nul besoin que tout le monde signe le document. Ce même principe peut être appliqué au reste des signatures dont on a besoin.

Chacun d’entre nous a, au cours de sa carrière professionnelle, été témoin de situations « rocambolesques » de signatures.

Tel est le cas de ce patron qui, partant précipitamment à un rendez-vous à l’extérieur, ou tout simplement en réunion, se fait « courser » et rattraper in extremis par un membre de son service qui veut lui faire signer un document urgent. Le patron pose alors sa serviette et signe le document sur le mur du couloir, ou dans toute autre situation acrobatique. Le problème est que le patron, dans bien des cas, n’a pas le temps de lire quoi que ce soit, ce qui ne l’empêche pas de signer et de « filer » à son rendez-vous ou sa réunion.

Autre cas : celui qui ne veut pas assumer ses propres responsabilités et qui, pour « se couvrir », fait signer le document par son supérieur hiérarchique. Cependant, il faut noter que la signature d’un document papier a laissé la place à l’envoi d’un courriel que certains n’hésitent pas à envoyer à la terre entière pour « se couvrir ».

Le principal problème vient de la confusion entre relecture et autorisation. Pensons simplement au travail sur les normes internationales. Ces documents sont disponibles pour le public sous forme de projet ; il y a une période de lecture, pendant laquelle les professionnels qui utiliseront cette norme peuvent librement faire des commentaires et des suggestions. Une fois cette période terminée, les commentaires sont examinés, et les modifications nécessaires sont faites à la norme, qui sera ensuite publiée. Aucune signature de ceux qui ont émis des commentaires n’apparaît sur ces normes ; sinon, il y aurait davantage de pages de signatures que la norme elle-même n’en comporte.

Alors, pourquoi les entreprises ne peuvent-elles pas envoyer les documents pour relecture, et demander que les commentaires soient envoyés à l’auteur ? Ainsi, l’auteur pourrait incorporer tous les changements nécessaires, et le projet définitif pourrait partir directement pour la vérification finale et l’approbation par la personne qui a l’autorité adéquate. Si la relecture et l’étape de remarques étaient séparées, alors le nombre de signatures nécessaires sur la première page pourrait être réduit de façon drastique ?

En sera-t-il réellement ainsi ? On peut espérer que de plus en plus d’entreprises vont le comprendre, et vont prendre les bonnes mesures pour aller dans cette direction.

Mis à jour ( Jeudi, 19 Février 2015 12:29 )